Riktlinjer för användande av Malmö Apps (MaApps)


Dokumentbank:


Allmänt om Malmö Apps

Malmö Apps är Malmö stads implementation av Google Apps for Education (GAFE) för Malmö skolor som är reklamfri och där Malmö stad äger innehållet. GAFE är en molntjänst från Google med funktioner för samarbete såsom e-post, kalender, kontakter, ordbehandling, kalkyl, presentation, delning och samtidig redigering av dokument, chatt, videokonferens mm. Malmö Apps domän i GAFE heter skola.malmo.se (Malmö Apps). Denna skall användas som ett pedagogiskt verktyg för all personal och elever inom grundskola, gymnasie- och vuxenutbildningen samt Malmö kulturskola. Det finns ca 50 000 användare i det slutna systemet.


Säkerhetskopiering

GAFE är en molntjänst som har god tillgänglighet och tillförlitlighet. Det bedöms ytterst osannolikt att data skulle gå förlorat pga. tekniska problem hos Google.

Däremot sker ingen långsiktig säkerhetskopiering av data i Malmö Apps.


  • Data som man som användare raderar, ligger kvar i “papperskorgen” i 30 dagar, varefter det raderas permanent.

  • Data som är av vikt för organisationen ska säkras genom att byta dokumentägare i systemet till skolans adminkonto och genom att spara data i ett beständigt format, t.ex. PDF i Malmö stads nätverk.

Spårbarhet

Alla förändringar av dokument i Malmö Apps kan spåras till vem som gjorde förändringen och när. Denna funktion underlättar vid bedömning och vid eventuella diskussioner i efterhand kring bedömning, integriteten i inlämnade uppgifter etc.

Sekretess

Betrakta Malmö Apps som ett öppet klassrum och korridor. Känslig eller integritetskänslig information får inte behandlas eller lagras där och måste hänvisas till system som är uttalat avsedda för detta som t.ex. Dexter, Skola 24, PMO och Platina.

Som känsliga räknas enligt 13 § PuL personuppgifter som avslöjar:

  • Ras eller etniskt ursprung

  • Politiska åsikter

  • Religiös eller filosofisk övertygelse

  • Medlemskap i fackförening

  • Uppgifter som rör hälsa eller sexualliv

Som integritetskänsliga räknas bland annat följande:

  • Personupgifter som rör elevens personliga förhållanden, t.ex. uppgifter som finns i omdömen och utvärderingar om dennes kunskapsmässiga och sociala utveckling.*

  • Beskrivningar av hemförhållanden

  • Beskrivningar av relationer mellan eleverna

  • Uppgifter som omfattas av sekretess

(Beskrivningen av vad som är känsliga respektive integritetskänsliga personuppgifter är hämtad från SKL:s skrift ”Vägledning om molntjänster i skolan”.)

*Med omdömen menas en helhetsbild av elevers kunskapsmässiga utveckling. I Malmö Apps ska denna typ av bedömning inte finnas. Däremot är saklig återkoppling i den pedagogiska processen för att utveckla elevernas förmågor och höja måluppfyllelsen en av de centrala processerna i Malmö Apps.

Kommunikation

Malmö Apps ska användas för pedagogiska processer och kommunikation mellan elever och skolpersonal. För all annan kommunikation ska @malmo.se användas enligt det regelverk som gäller (”Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad”). För kommunikation mellan lärare och vårdnadshavare eller mellan skolpersonal och externa aktörer ska @malmo.se användas. Sekretessbelagda uppgifter och känslig information som berör elevens integritet ska överhuvudtaget inte kommuniceras via e-post.

Kränkande behandling

Självklart kan Malmö Apps, precis som alla andra verktyg för kommunikation och publicering, missbrukas för mobbning, kränkningar och andra trakasserier. Likaväl som vad som tillåts på anslagstavlan i korridoren, behöver lämplig användning av verktygen i Malmö Apps diskuteras och hanteras utifrån värdegrunden.


  • Det förebyggande arbetet ska dokumenteras i skolans plan mot kränkande behandling.

Det finns inga inbyggda funktioner för att per automatik förhindra den här typen av otillbörlig användning. Vid missbruk av kontot görs en anmälan till rektor samt skolans MaApps-ambassadör som omedelbart stänger kontot för vidare utredning.

Lösenord

Precis som med andra system är skyddet av informationen inte starkare än användarens hantering av sitt lösenord. Användarnamn och lösenord är dessutom detsamma för Malmö Apps som för flera andra system i Malmö stad. Samma regelverk som för Malmö Stads övriga tjänster gäller se “Riktlinjer och anvisningar för informationssäkerhet i Malmö stad”.


.